Privacybeleid Huis van Jonathan

Om jouw proces tijdens de haptotherapie- of coachingssessies goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om je dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen hebben wij gegevens van jou nodig. Wij beperken de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.

Omdat wij, Anneke Hoving en Muriel Povel van Huis van Jonathan als GZ- Haptotherapeut, en coach zorgvuldig willen omgaan met gegevens die ons ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben wij het privacybeleid aangescherpt en nu nog duidelijker op de site van Huis van Jonathan gezet. Overigens werden je gegevens altijd al zeer zorgvuldig bewaard en is daar eigenlijk niets aan veranderd.

1. Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.

1.1 Inzage.

Je hebt het recht op inzage in je dossier, je kunt hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van Huis van Jonathan, dit is een digitaal cliënten dossier.

1.2 Rectificatie.

Je hebt het recht om(onjuiste) gegevens aan te laten passen.

1.3 Verwijdering.

Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kun je dit schriftelijk aangeven, per mail. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen zullen we je dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven i.v.m. de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met jouw toestemming.

1.4 Bezwaar.

Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kun je dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.

1.5 Overdragen.

Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op ons initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.

1.6 Toestemming intrekken.

Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).

2. Gegevens registratie

Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?

De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het digitale patiënten dossier. De gegevens die wij registreren zijn:

  • Naam, adres, telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en t.b.v. de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.

  • Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.

  • Geslacht. Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.

  • Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken e.d. en de factuur te kunnen sturen.

  • Huisarts en/of andere behandelaren. Als je ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat wij gegevens hebben van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is zullen we je ook vragen om, schriftelijk, toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact te hebben.

  • Waar je werkzaam bent. Als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, dan zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zullen wij je hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.

  • Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.

  • Sessieverslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.

  • Afspraken data in het digitale dossier. Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.

  • Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je ons verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zullen wij je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt in gescand en in je digitale dossier bewaard, de papieren versie wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.

  • De mailwisselingen over het maken van afspraken e.d. worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in je digitale dossier.

  • Site formulieren. Je kunt je via de site aanmelden voor een kennismakingsgesprek, haptotherapie of coachingstraject. Daarmee geef je je naam en telefoonnummer en/of mailadres op. Als je na de kennismaking besluit om niet verder te gaan bij Huis van jonathan dan worden je gegevens vernietigd. Als je wel een vervolgafspraak maakt dan worden deze gegevens verwerkt in je digitale dossier.

  • Cookies, of vergelijkbare technieken. Huis van Jonathan gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Huis van Jonathan gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.
    Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.
    Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?

Uitsluitend je behandelend therapeut/coach (Anneke Hoving of Muriel Povel) is gemachtigd de gegevens die je verstrekt in te zien.

4. Beveiliging van de gegevens

  • Het digitaal dossier is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord met dubbele verificatie.

  • De administratie is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord.

  • Systeem back-ups zijn beschermd door een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

  • De PC waarop gewerkt wordt is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.

  • Whatsapp en telefonie. Soms worden afspraken via whatsapp gemaakt, hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobiele) nummer bij één van ons in de mobiele telefoon staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij ons persoonlijk bekend is.

  • Onze website wordt beheert en beveiligd door Inovaro.

  • Nieuwsbrief aanmelding. Op dit moment maken wij geen gebruik van een nieuwsbrief.

5. Bewaartermijn

Tijdens de behandeling zijn wij verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.

Financiële administratie.

Naar richtlijnen van de Belastingdienst zijn wij verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Dossiers.

Dossiers worden 15 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling. Tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zullen wij het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).

6. Verwerkingspartners

De financiële boekhouding wordt verzorgd door Muriel Povel en de facturering wordt door Famed gedaan. Onze jaarrekeningen en belasting aangiften worden verzorgd door MTP Accountants Koningsweg 72, 5211 BN ‘s Hertogenbosch. Onze website wordt beheert en beveiligd door Inovaro.

Met alle drie zijn duidelijke afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens en dat deze nimmer gebruikt mogen worden voor eigen doeleinden of verstrekt mogen worden aan derden.

7. Klachten

Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen niet uit komen dan is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Vragen

Indien je vragen hebt over het privacybeleid van Huis van Jonathan neem dan contact op, wij beantwoorden je vragen graag. Huis van Jonathan is een twee-vrouwszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Anneke Hoving en Muriel Povel.

© Copyright 2019 - Huis van Jonathan